Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Epic Autokoulu Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 28.12.2018, viimeisin muutos 17.12.2020.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Epic Autokoulu Oy
Osoite: Kristiinankatu 3, 20100 TURKU
Puhelin: 010 524 5400
Sähköposti: info@epicautokoulu.fi
Www-sivu: https://www.epicautokoulu.fi

Yhteyshenkilö

Siim Männik
siim.mannik@epicautokoulu.fi
+358 50 4417 956

Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Asiakasrekisteri, johon on merkitty asiakastiedot. Rekisteröinnin perusteena on sopimussuhde Epic Autokouluun, tai Epic Autokoulun tuottamien palveluiden käyttäminen.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkuustiedot

• Henkilötiedot, kuten nimi ja henkilötunnus
• Yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Yritysasiakkaiden osalta yrityksen tiedot, kuten y-tunnus ja yhteystiedot
• Opetus- ja tutkintotiedot, mukaan lukien palveluiden käyttöön ja kyselyvastauksiin perustuva oppimisprofiili
• Laskutustiedot
• Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• Yhteydenotot ja palautteet
• Muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Tietoja käsitellään sovittujen palvelujen tuottamiseen, palvelujen ja tuotteiden toimittamiseen asiakkaalle, palvelujen kehittämiseen, laskutukseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen, sekä tilastollisiin tarkoituksiin.

Tietoja käytetään myös mainontaan, markkinointiin, suoramarkkinointiin ja markkinoinnin kohdistamiseen asiakkaille, viestinnän välitystietoja kuitenkin vain asiakkaan suostumuksen nojalla. Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

Viestintäpalvelun käyttämisessä tallentuvia viestinnän välitystietoja käytetään ainoastaan tietoyhteiskuntakaaren sallimiin tarkoituksiin.

Käytämme tietoja kehittääksemme palveluistamme entistä parempia. Esimerkiksi asiakaspalautteet auttavat meitä ymmärtämään, miten voimme kehittää palveluitamme.

Ajoittain joudumme käyttämään tietoja väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen. Esimerkiksi automaattisesti kerättyjen lokitietojen avulla voimme valvoa ja selvittää tietojärjestelmän käyttäjän toimia ja tietojen käytön luvallisuutta oikeutetun etumme mukaisesti.

Tositteita ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa säilytämme kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy noudattaaksemme kirjanpitolakia.

Lisäksi säilytämme opetus-, koulutus- ja tutkintotietoja koskevat asiakirjat niin kauan kuin kyseistä tietoa voidaan käyttää esimerkiksi ammattipätevyyskortin tai ajokortin saamiseksi. Edellä olevassa esimerkissä mainituissa tilanteissa tietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Tietolähteet

• Asiakkaan ilmoittamat tiedot
• Palveluiden käytön yhteydessä kerättävät tiedot
• Palvelun antamisen tai ylläpidon yhteydessä saadut henkilötiedot

Palvelujen käyttöön liittyvät tiedot

Kun asiakas käyttää Epic Autokoulun palveluja, tietojärjestelmiin tallentuu tietoja palvelun käytöstä. Sikäli kun asiakas käyttää viestintäpalveluja, tietoliikenneverkkoon tallentuvat tiedot palvelun käytöstä ovat välitystietoja, joihin sovelletaan tietoyhteiskuntakaarta. Asiakkaalla ei ole välitystietojen osalta henkilötietolain mukaista tarkistusoikeutta.

Tietojen luovutus

Epic Autokoulu Oy voi luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille. Tietoja luovutetaan mm. Traficomille ja Traficomin viranomaispalveluja tuottavalle kumppanille esimerkiksi Ajovarma Oy:lle kuorma- ja linja-auton kuljettajien ammattipätevyydestä annetun lain sekä ajokorttilain perusteella. Datadrivers Oy toteuttaa Webauto-palvelun sekä käsittelee henkilötietoja palvelun tietosuojalausekkeen mukaisesti.

Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille, kuten rekisteröidyn työnantajalle tai vakuutusyhtiölle, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.

Tietoja voidaan käsitellä samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sisällä. Mikäli myymme, tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille.

Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos se on tarpeen saatavien perimiseksi, sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla.

Tiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Tietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä rekisterin tietoja. Nimettyjä henkilöitä voivat olla esimerkiksi kouluttaja, sihteeri, työnantajan edustaja, käsittelijän työntekijät tai tilitoimiston kirjanpitäjä. Käyttäjiä sitoo lisäksi vaitiolovelvollisuus. Koko henkilöstöllä ja Epic Autokoulun lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot. Rekisterissä oelvalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekitserinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Rekisteröity voi vaikuttaa tietojen käsittelyyn eri tavoin. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oikaistaan rekisteröidyn pyynnöstä. Tietoja ei kuitenkaan poisteta siltä osin, kun ne ovat tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimussuhteen täyttämiseksi, tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi, tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa, sekä peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että tietoja on käsitelty voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Evästeet

Käyttämällä sivustoa, hyväksyt sivustolla käytettävät evästeet – myös kolmannen osapuolen evästeet. Kolmannen osapuolen käyttämät evästeet ovat peräisin muilta organisaatioilta, joiden palveluita verkkosivusto käyttää (kuten esimerkiksi Google, Instagram, Facebook, Snapchat, Zendesk, Tawk.to)

Automaattisesti evästeiden avulla kerättyjen tietojen osalta käyttäjä voi vaikuttaa kerättäviin tietoihin seuraavin keinoin:

Google Analytics käytön estäminen

• Käyttäjä voi estää tietojen käyttämisen Google Analyticsissa asentamalla Analyticsin käytön estävän selaimen lisäosan. Lisäosa estää verkkosivustoilla käynnissä olevaa Google Analyitcsin JavaScriptia jakamasta sivuston käyntitietoja.

Evästeiden käytön estäminen

• Käyttäjä voi estää evästeen selaimen asetuksista. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluiden toiminnallisuuteen.

Sivuston yksityinen selaus

• Yksityisellä selauksella käyttäjä voi selata sivustoja niin ettei käytetyistä sivuista tallenneta tietoja evästeiden avulla.